En muchos enfoques de la vida cometer errores es el paso previo al aprendizaje. La enseñanza que se obtiene de un error es mucho más valiosa y relevante que la que se desprende de los momentos de asertividad. En el ámbito de la tecnología no siempre se tiene ese margen de recursos para “aprender del error”, es la razón por la que se han creado múltiples metodologías de prueba, sin embargo, cuando las fallas suceden es importante poner atención al evento y superarlo aprendiendo.
La automatización de tareas repetitivas mediante la automatización de procesos robóticos (RPA) está ganando una inmensa popularidad. La mayoría de las empresas hoy en día están implementando esta tecnología debido a sus muchas ventajas, incluido el ahorro en costos, una mayor eficiencia operativa y un mejor cumplimiento.
Sin el conocimiento, implementación y experiencia suficientes, es altamente posible que se presenten fallas en la automatización de procesos. Estos son algunos de los errores más comunes que generan fallas en los sistemas y cómo superarlos:
Un sistema RPA es más efectivo en situaciones en las que las transacciones se repiten y no necesitan el juicio humano. No es para tareas que requieren pensamiento creativo o interacción con el mundo físico. Si el proceso requiere hacer juicios caso por caso, es imprescindible que los humanos participen activamente.
Cómo superarlo: el proceso adecuado debe ser el que tenga un impacto destacado pero sistemático, repetitivo y simple, que no implique un alto nivel cognitivo. La implementación será fácil y producirá resultados sólidos si las operaciones se han sometido a un proceso de selección que involucre a los equipos de TI, negocios y RPA.
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Una falla común antes de comenzar un viaje de RPA, es la de no consideran la cultura de una empresa ya que esta deberá adaptarse y respaldar los cambios en el entorno laboral.
Cómo superarlo: La falta de alineación con las partes interesadas clave del negocio conduce a la terminación prematura del proyecto. Resultado de tener altas expectativas y subestimar las repercusiones políticas. Administrar las expectativas de los miembros y asegurar que las metas de RPA estén alineadas con las metas y objetivos comerciales es la clave, además de reclutar a los candidatos ideales para el proyecto, esto reducirá las posibilidades de fracaso.
Cuando las empresas comienzan a automatizar, a menudo dependen de diseños inestables y no escalables para lograr una adopción rápida. Sin un marco sólido, escalar RPA dentro de una empresa puede ser un desafío, prácticamente imposible. Adoptar RPA es un viaje, no un evento de una sola vez. Sumado a la compra e implementación del software, se debe conceptualizar cómo se desarrollará dentro de la empresa y cómo impactará con el tiempo.
Cómo superarlo: Se debe crear una hoja de ruta bien diseñada que describa los momentos importantes para el éxito en esta ruta de automatización. Esta deberá incluir el cómo desarrollar las habilidades necesarias, decidir qué actividades automatizar, generar un presupuesto de RPA, obtener apoyo ejecutivo y realizar pruebas piloto.
El software RPA es excelente para automatizar operaciones repetitivas basadas en reglas. Sin embargo, tales aplicaciones no son robots de IA; más bien, son scripts de software creados para ejecutar comandos específicos. Cuando un bot RPA se encuentra con situaciones para las que no ha recibido capacitación sobre cómo operar, se puede observar un mal funcionamiento. Por otro lado, cuando una empresa afirma que no puede generar suficiente ROI con RPA, generalmente se debe a que no invirtió en la gestión y supervisión efectivas del programa.
Cómo superarlo: Además de garantizar que los bots estén optimizados para funcionar al más alto nivel, una fuerza laboral digital debe monitorear de cerca los análisis que el sistema arroje para garantizar que se cumplan los estándares de precisión del proceso, ahorro de costos y satisfacción del cliente. También debe informar de manera integral sobre todo el valor medible que la automatización aporta al proceso comercial.
De manera general cuando se implementa RPA, para evitar fallas en la automatización, las mejoras deben planificarse, comunicarse y probarse continuamente. La mayoría de las fallas de automatización de procesos robóticos son evitables y controlables. Al evitar cometer estos errores comunes, la mayoría de las empresas podrían aprovechar los beneficios de la automatización.
Contratar a un socio de automatización que pueda ofrecer una alta eficiencia de automatización con tasa cero de error es, sin duda, uno de los mejores enfoques para garantizar una implementación infalible.
