Desde fuera, la mayoría de las empresas parecen máquinas bien engrasadas. Pero por dentro, son un laberinto de procesos entrelazados, a menudo ineficientes.
Gracias a la tecnología, la gestión de procesos de negocio (BPM, hoy con IA) es más accesible que nunca, optimizar los procesos en forma rápida y eficiente. Sin embargo, la implementación de BPM a menudo implica revisiones masivas de procesos y pruebas de software de automatización. Un pequeño error podría hacer perder tiempo, dinero y provocar un fallo de BPM.
Por esta razón presentamos un enfoque proactivo de los mayores desafíos que podrían surgir en la implementación de gestión de procesos de negocio y cómo superarlos.
Con el apoyo ejecutivo, resulta más fácil conseguir recursos para la implementación de BPM. Cualquier detractor puede tener razón: ¿qué sentido tiene realizar transformaciones tan significativas y que requieren muchos recursos sin objetivos ni KPI claros?
Solución. Alinear los objetivos de la empresa con los resultados de BPM; un análisis de cómo la automatización de procesos puede ayudar a alcanzar los objetivos empresariales será esencial. Primero se puede trabajar en una pequeña automatización e informar sobre los resultados para generar confianza en futuras mejoras. Alternativamente, se podrían utilizar estudios de casos de otras empresas para ilustrar cómo la automatización está resolviendo sus desafíos operativos. Además, es posible calcular el ROI directo e indirecto, los costos directos, el software BMP, la herramienta de mapeo de procesos, los costos indirectos, y la capacitación continua de los empleados, y des este modo alinear los argumentos a favor de una implementación continuo con objetivos financieros y beneficios a largo plazo.
La optimización de procesos depende de comprender los flujos de trabajo existentes y quién es el propietario de qué proceso. Si no es posible ver cómo funcionan estos procesos, es difícil mejorarlos.
Solución. Documentar los procesos existentes. Crear un equipo multifuncional que enumere todos los procesos existentes de la empresa. En combinación con la minería de procesos, este paso ayuda a garantizar que no se pase por alto ningún proceso. Es decir, implementar el mapeo de procesos.
Adoptar un enfoque basado en datos para el descubrimiento de procesos puede revelar ineficiencias, cuellos de botella y áreas de mejora. Después de descubrir quién maneja cada proceso, asigne los procesos huérfanos al departamento adecuado para su supervisión.
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La mala comunicación y colaboración, dificulta la comprensión, la toma de decisiones y genera resistencia. Este desafío se intensifica en industrias con estrictas normas de cumplimiento; Mantener el cumplimiento y al mismo tiempo optimizar los procesos se vuelve exigente en situaciones de cambios regulatorios frecuentes.
Solución. Fomentar la colaboración multifuncional. Con BPM, se debe trabajar en estrecha colaboración con personas involucradas directamente en los procesos y el cumplimiento de la empresa. Los conocimientos y la experiencia del grupo ayudan a la integración y la toma de decisiones en torno a la optimización de procesos. Crear objetivos compartidos e involucrar a las partes interesadas con las múltiples herramientas digitales de comunicación que existen en el mercado facilitará la implementación de este punto.
Múltiples organizaciones han informado de una escasez de habilidades para la implementación y optimización continua. BPM implica encontrar, planificar y mejorar procesos, lo que requiere una variedad de habilidades, que incluyen:
Solución. Considerar la posibilidad de subcontratar o contratar, si el equipo carece de las habilidades necesarias, se debe determinar contratar profesionales de BPM o subcontratar el trabajo. Sus conocimientos pueden agilizar la implementación y llenar cualquier vacío de habilidades. Y en forma paralela se debe invertir en capacitación.
El análisis y la optimización de procesos son componentes cruciales de BPM. Sin embargo, solo un bajo porcentaje de empresas rastrean y gestionan sus procesos. Sin un seguimiento y supervisión adecuados, resulta complicado detectar cuellos de botella e identificar áreas de mejora.
Tampoco se puede confiar en el azar o la intuición para automatizar procesos. La automatización mal ejecutada afecta la experiencia del usuario, puede comprometer la integridad de la empresa y expone las vulnerabilidades del sistema a amenazas cibernéticas, entre muchos otros riesgos.
Solución. Invertir en herramientas de monitoreo para realizar un seguimiento del rendimiento y las métricas de BPM, supervisar las KPI de BPM para evaluar el progreso, la eficacia y comunicar lo que es necesario cambiar.
Los beneficios del BPM son diversos y de gran alcance. La mayoría de las empresas utilizan estas herramientas para aumentar la eficiencia empresarial y optimizar las operaciones. Bajo dichos argumentos estas emprenden el viaje de Transformación Digital, lo que implica transitar todas las etapas que pueden surgir durante la implementación tecnológica.
