Una organización bien dirigida conoce el valor de la eficiencia. Esto se debe a que una empresa eficaz tiene empleados más felices, mejores resultados y una producción más rápida. La automatización del flujo de trabajo es una forma de acelerar la optimización en toda la organización. Esta reduce el error humano y mejora el proceso de incorporación, al mismo tiempo que disminuye el estrés y la redundancia.
La automatización del flujo de trabajo es el proceso en el que se automatizan partes del negocio para que hagan las cosas por “su cuenta”.
El primer paso es mapear los procesos de la organización para identificar los puntos aptos para automatizar, no es posible automatizar hasta que se investigue, (de hecho, sin conocer los detalles de los procesos que la organización está utilizando, la automatización solo aumentaría la ineficiencia). Después se deben pasar por varias etapas hasta llegar a la última fase de implementación y prueba de los procesos optimizados. El resultado final será un negocio en el que los empleados y la gerencia pueden concentrarse en hacer crecer el negocio y capitalizar el ingenio.
1. Identificar las áreas que necesitan mejorar
La primera parte es mapear los procesos actuales y realizar un análisis de flujo de trabajo para implementar una mejor automatización.
En esta etapa, la visualización es clave. No es estratégico simplemente adivinar qué partes del flujo de trabajo son ineficientes y con esa información simplemente implementar la automatización. Generar flujos de trabajo gráficos, permitirá poseer evidencia de la baja eficacia, esto es un paso importante para obtener la aceptación tanto de los equipos como de los tomadores de decisión.
2. Definir los objetivos de la automatización
En este paso se define lo que le falta al proceso actual o se detectan deficiencias. Tener un esquema claro del problema, demuestra como la solución de este beneficiará a la empresa. Ese objetivo debe ser el principio rector detrás de cada paso del proceso de automatización del flujo de trabajo, desde la ideación hasta la implementación.
Este es un ejemplo de cómo se vería este paso en la vida real:
supongamos que se han mapeado las platillas de flujo de trabajo para ventas y se ha descubierto que el proceso de recopilación y calificación de clientes potenciales es increíblemente ineficiente. Tal vez se tengan muchos clientes potenciales, pero los vendedores pasan gran parte de su tiempo tratando de determinar cuáles de esos clientes potenciales son más valiosos.
La solución es implementar un software de calificación de clientes potenciales para superar esta falla y ayudar a los vendedores a establecer un contacto con clientes potenciales mejor calificados. En este caso, el objetivo final es aumentar los ingresos y mejorar el porcentaje en cierres de venta. Sin definir el objetivo, no habría forma de medir la eficiencia del proceso.
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3. Incluir a todo el equipo
Una vez que se han detallado los flujos de trabajo actuales y se han detectado los puntos inoperantes. Es ahora un momento crucial en la implementación: dar la noticia al personal.
Presentar visualmente los descubrimientos de las ineficiencias, cuellos de botella o pérdidas de tiempo, etc. encontrados en el flujo de trabajo y detallados en un esquema gráfico, hace mucho más fácil demostrar a los empleados cómo se va a automatizar el proceso que solo decirlo. Una vez que el equipo vea cuánto mejorarán las cosas, será más probable que se involucren con los ajustes en el proceso de operación y ayuden a impulsar la implementación.
También es posible que la implementación requiera de un software de flujo de trabajo de automatización, por lo que aquí es donde entra en juego la capacitación.
En lugar de asumir que la capacitación debe realizarse en una reunión, es deseable trabajar con diferentes modelos de capacitación. Diferentes estilos de aprendizaje requieren diferentes estilos de enseñanza, por lo que, en algunos casos, la capacitación práctica será mejor, pero en otros, los empleados podrán integrar mejor esta fase con documentación basada en texto a la que pueden consultar mientras realizan el proceso.
Por último, se debe encontrar el ganar-ganar en la automatización. Los modelos de negocio impulsados por la tecnología son esenciales para lograr la velocidad, la eficiencia y la precisión que se necesitan hoy en día. La automatización de ganar-ganar requiere que las empresas equilibren la empatía, el juicio y la creatividad humanos con la precisión, la velocidad y la eficiencia de la automatización tecnológica inteligente.
