Toda empresa debería evaluar continuamente sus procesos para buscar mejorar. Como tal, el Análisis de procesos de negocio es imprescindible para cumplir los objetivos. En el año que comienza es esencial implementar este recurso para optimizar la inversión digital (es decir; que cualquier sistema funcione exitosamente, y de acuerdo al planteamiento y expectativa original) para ser más competitivo en tiempos de incertidumbre económica.
En esencia, el análisis de procesos comerciales, o BPA, es un método especializado dentro del campo más amplio de la gestión de procesos comerciales (BPM) que examina si los sistemas existentes cumplen o no los objetivos. Después de todo, la tecnología avanza a un ritmo más rápido que nunca, lo que hace que los procesos actuales se tornen obsoletos, ineficientes o que no funcionen del todo. A través del análisis de procesos comerciales, es posible examinar minuciosamente cómo estos sistemas y sus componentes pueden mejorar.
Además del beneficio general de los sistemas eficientes, BPA permite obtener una mejor comprensión de cómo opera una organización. Por ejemplo, el análisis de procesos comerciales facilita una documentación clara y una comprensión más profunda de las prácticas de trabajo. Los beneficios que se obtienen giran alrededor de tres aspectos esenciales de operación:
Aunque las empresas establecen políticas y reglas para cada proceso, puede haber dudas y situaciones inesperadas, lo que confunde a los empleados para completar el proceso a tiempo. Por ejemplo, para un proceso de compra, los empleados pueden enviar el pedido a la persona equivocada, lo que provoca demoras y reduce la satisfacción del cliente. Sin embargo, estos problemas son difíciles de detectar porque los procesos involucran diferentes partes y tareas.
El análisis de procesos permite a los analistas de negocios profundizar en dichos procesos y mapear todo el flujo de proceso. Por lo tanto, se puede identificar fácilmente las posibles razones detrás de las ineficiencias, detectando el paso que causa el retraso y abordar los problemas de una forma más eficaz.
Cada proceso comercial incluye tareas manuales que requieren mucho tiempo y agregan poco valor, como completar formularios de órdenes de compra. Al automatizar tales, se puede alcanzar una mayor productividad, ahorrar más tiempo y disminuir la rotación de empleados.
El análisis de procesos puede ayudar a descubrir tareas manuales que ralentizan los procesos, ahorrar tiempo y disminuir los errores humanos.
Cualquier desviación del modelo de proceso previsto, cuello de botella en el flujo operativo o tarea manual puede aumentar el costo operativo. Por ejemplo, los cuellos de botella y las tareas manuales en el paso de la orden de compra del proceso de adquisición extienden el tiempo del ciclo y, en consecuencia, aumentan los costos.
Con el análisis de procesos, las empresas pueden tener una mejor comprensión de sus costos y detectar ineficiencias y tareas manuales que tienen los costos más altos. Aumentando la eficiencia operativa.
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1. Identificación de un proceso clave: detectar el proceso que proporciona ingresos más altos, que requiere revisión y/o estandarización o un rediseño urgente debido al alto costo o la baja satisfacción del cliente.
2. Recopilación datos sobre este proceso: se recopila información relevante; diagramas de flujo, archivos y documentos, personas involucradas, métricas de KPI, etc.
3. Visualización del flujo del proceso: se utilizan los datos recolectados para crear un mapa de proceso que contenga todos los pasos en orden. Los mapas detallados pueden ayudar a aumentar la comprensión del proceso dado.
4. Análisis de operaciones y tareas: evaluar las operaciones y tareas del proceso según KPIs: detectar y eliminar los pasos redundantes e innecesarios en el proceso. Identificar los componentes que tardan más de lo esperado y los recursos o la tecnología necesarios para prevenirlos. Y por último evaluar el nivel de asignación de recursos y los costos de cada paso para reducir costos, implementar la automatización y aumentar la eficiencia.
5. Desarrollo e Implementación del modelo ideal: se desarrolla una estrategia dirigida a mejorar los procesos basados en el modelo ideal. Involucrando al personal relevante, como los equipos de recursos humanos, empleados o los equipos de TI para las oportunidades de automatización.
6. Se re evalúa el modelo final: supervisión constantemente sobre el cambio que se ha implementado. Es fundamental volver atrás y rehacer el análisis inicial o actualizar el mapa, si es necesario.
Una empresa que haya alineado sus operaciones y su estrategia corporativa tendrá un control integral sobre sus procesos, lo que permitirá una gran agilidad, eficiencia operativa y desempeño del personal.
